6 Tipps für effiziente Meetings

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• posted März 4, 2020

An einem Donnerstag im Februar verbrachte ich 8 Stunden damit, in einem Marathon nutzloser Sitzungen zu sitzen. Verstehen Sie mich nicht falsch – Sitzungen sind oft entscheidend für die Erledigung von Aufgaben. Am Ende dieses Donnerstags hatte ich jedoch keine neues ToDo auf meiner Liste, hatte keine „eigentliche“ Arbeit geleistet und hatte keine Klarheit über die diskutierten Punkte gewonnen. Warum war ich überhaupt dabei gewesen?

Im Folgenden daher einige Tipps für bessere Meetings, damit Sie dazu beitragen können, dass sowohl Sie als auch Ihre Kollegen die Zeit, die sie in einem Konferenzraum verbringen, optimal nutzen können.

Haben Sie eine Tagesordnung und ein Ziel?

Warum brauchen Sie dieses Treffen? Brauchen Sie einen Konsens über einen Entwurf? Wollen Sie die neuesten Metriken überprüfen? Möchten Sie, dass Mark aufhört, Fisch in der Kaffeekanne zu kochen?

Erstellen Sie vor der Sitzung eine Tagesordnung mit Ihrem Ziel und der Liste der Punkte, die Sie diskutieren müssen, bevor Sie dieses Ziel erreichen können. Schicken Sie sie vor der Sitzung an die Teilnehmer, sobald Sie sie ausgearbeitet haben.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie sind ein UI-Designer und möchten sich mit dem Ingenieurteam treffen, um zu sehen, ob sie ein neues Design implementieren können.

Eine Beispiel-Agenda könnte sein:

Nachdem Sie Ihre Agenda entworfen haben, machen Sie ein paar Überprüfungen:

• Ist dies eine Konsenssitzung, oder gibt es klare Entscheidungsträger? Geben Sie dies in der Sitzung im Voraus an.

• Ist die Tagesordnung vollgepackt? Wenn Sie das Ziel nicht in einem Satz erklären können, dann ist es wahrscheinlich so. Wenn Sie mehr als fünf Diskussionspunkte auf der Tagesordnung haben, ist sie wahrscheinlich überfüllt. Wenn Sie eine Liste von Punkten haben, zu denen Sie „wenn Sie Zeit haben“ kommen müssen, lassen Sie sie in dieser Sitzung aus.

Prüfung: Ist die Sitzung wirklich notwendig?

Sitzungen nehmen viel Arbeit in Anspruch. Mitarbeiter müssen pendeln, der Gastgeber muss eine Telefonkonferenz einberufen, Ingenieure müssen Dinge aufbauen. Bevor Sie Ihre Tagesordnung verschicken, vergewissern Sie sich, dass die Sitzung wirklich notwendig ist.

Führen Sie eine Besprechung nicht durch, wenn folgendes gilt:

• Es gibt ein klares Ziel.
• Entscheidungen getroffen werden müssen und allgemeine Aktionspunkte aufgeteilt werden müssen.
• Versuche der direkten Kommunikation mit anderen bereits gescheitert sind.

Führen Sie eine Besprechung nicht durch, wenn folgendes gilt:

• Sie versuchen, Dinge zu finden, die eine Tagesordnung füllen.
• Es gibt keine Entscheidung zu treffen.
• Die Entscheidungsträger können nicht teilnehmen.
• Ein besseres Medium wäre vielleicht möglich.

Die richtigen Leute vor Ort haben

Die besten Meetings sind Treffen im kleinen Rahmen. Bei Google wird versucht, Sitzungen unter zehn Personen zu halten (offene Brainstorming-Sitzungen ausgeschlossen). Ich neige dazu, weniger als acht Personen anzustreben. Wenn Sie mehr Leute haben, können Sie genauso gut eine Konferenz abhalten. Jemand sollte an einer Sitzung teilnehmen, wenn er einer der folgenden Personen ist:

Ein Entscheidungsträger. Wenn es sich bei Ihrer Sitzung nicht um eine Konsenssitzung handelt, sollten die Entscheidungsträger anwesend sein. Das könnten Sie sein.

Jemand, der einen Aktionspunkt erhalten könnte. Es gibt nur wenige Dinge, die weniger produktiv sind, als jemandem einen Aktionspunkt zu geben, ihn aber nicht davon wissen zu lassen.

Interessenvertreter. Wenn Sie ein Treffen über Software-Architektur abhalten, stellen Sie sicher, dass Sie den Architekten einladen. Wenn Sie sich über Design treffen, stellen Sie sicher, dass Sie einen Designer einladen.

Wenn Sie Ihre Einladungsliste erstellt haben, gehen Sie sie noch einmal durch und stellen Sie sicher, dass jeder eine Rolle haben sollte. Stellen Sie auch sicher, dass Ihre Liste nicht nur Personen enthält, die mit Ihnen übereinstimmen. Andernfalls haben Sie gerade einen kleinen Echoraum geschaffen.

Stellen Sie einen Timer ein

Beginnen Sie pünktlich und enden Sie pünktlich, auch wenn die Entscheidungsträger nicht anwesend sind. Es ist anstrengend aber respektvoll gegenüber seinen Mitmenschen, eine Sitzung durchzuführen und dabei zu versuchen, die Zeitpläne der bereits im Raum Anwesenden einzuhalten.

Halten Sie die Sitzung so kurz wie möglich (im Rahmen des Möglichen). Im Allgemeinen können Sie den Fokus der Teilnehmer auf bis zu fünfundvierzig Minuten beschränken. Ironischerweise dauern die meisten Sitzungen etwa 1,3 Stunden.

Lassen Sie die Teilnehmer sprechen

Stellen Sie während des Treffens sicher, dass diejenigen, die etwas zu sagen haben, es auch sagen können. Einige der besten Ideen kommen von den ruhigsten Personen im Raum – tun Sie Ihr Bestes, um den Teilnehmern die Verantwortung für das um sie herum stattfindende Gespräch zu übertragen.

Passen Sie auf, dass nicht nur die extrovertierten Persönlichkeiten reden. Sie neigen dazu, laut zu sprechen, vorne zu sitzen und das Gespräch mit ihrer eigenen Meinung zu dominieren. Sie neigen auch dazu, die Unterstützung des Managements zu haben, um dies zu tun. Das lenkt die Aufmerksamkeit von Ihrem Ziel ab und hält andere davon ab, das Wort zu ergreifen. Wenn jemand abgeschnitten wird, geben Sie dieser Person ausdrücklich die Bühne: „Was hast du gesagt, Jessica? Du wurdest abgeschnitten.“

Beenden Sie mit einer Zusammenfassung und ToDos

Wenn Sie Ihr Meeting beenden, fassen Sie alles zusammen, damit alle auf der gleichen Seite stehen. Notieren Sie, dass das Ziel erreicht wurde und listen Sie die Aktionspunkte auf:

ToDo: Max und Moritz werden das Layout während des kommenden Sprints im März umsetzen.

ToDo: CXD wird die Layout-Spezifikationen auf dem Server hosten.

ToDo: Julia meldet den Zeitplan an das Programm-Management.